Reunião one on one: como conduzir um 1:1 que vale a hora

Uma reunião one on one vale a hora quando serve para três coisas que não acontecem em mais lado nenhum: remover um obstáculo, dar feedback perto do acontecimento e ouvir o que a pessoa realmente pensa. Não serve para o ponto de situação, porque o ponto de situação lê-se. A diferença entre as duas versões está em quem traz a agenda e no que o gestor pergunta nos primeiros cinco minutos.

Pergunte a um gestor para que servem os seus 1:1 e costuma haver uma pausa. Pergunte a quem está do outro lado e a resposta é mais clara: é onde diz ao gestor o que tem andado a fazer. Isso é um ponto de situação, e é a razão por que estas reuniões são a primeira coisa a cair numa semana cheia. Ninguém protege uma reunião cujo valor não sabe nomear.

Guião de uma reunião one on one de 30 minutos

Um guião vale mais do que um formulário. Este cabe em meia hora, coloca a pergunta sobre obstáculos antes de a conversa se encher de atualizações e deixa ao gestor um sítio para pôr o que precisa de dizer.

Dois dos cinco blocos pertencem à outra pessoa por desenho. É essa escolha que faz a maior parte do trabalho, e é quase gratuita.

Com que frequência fazer one on one?

Quinzenal para a maioria das pessoas, semanal para quem entrou nos últimos três meses e para quem está em dificuldade. Semanal para toda a gente deixa de ser sustentável algures a partir dos seis reportes diretos, e cadências insustentáveis são canceladas em vez de encurtadas. Trinta minutos de quinze em quinze dias, protegidos, valem mais do que uma hora semanal que salta uma vez em cada duas.

Decida para que serve

Uma reunião individual é o único espaço recorrente onde podem acontecer quatro coisas que não acontecem em mais lado nenhum: um obstáculo é removido, o feedback chega perto o suficiente do acontecimento para ser útil, alguém diz o que realmente pensa, e o desenvolvimento é mais do que uma referência de passagem.

O ponto de situação não está nessa lista. Se a reunião está a ser gasta com o que aconteceu, está a fazer um trabalho que um resumo escrito faz melhor e mais barato.

A agenda pertence à outra pessoa

Quem é gerido traz a agenda. O gestor traz o que precisar de acrescentar e fica com o último terço do tempo.

Importa por uma razão que não é óbvia: quando a agenda é do gestor, a reunião otimiza-se para o que o gestor precisa de saber. Quando é da outra pessoa, a reunião faz emergir aquilo em que ela está encravada — que é precisamente o que o gestor lá está para desbloquear, e aquilo de que, de outro modo, só saberá três semanas depois.

Quatro perguntas que sustentam quase tudo

Um modelo é menos útil do que um pequeno conjunto de perguntas a que um gestor possa voltar quando a conversa encrava.

1. O que é que está no seu caminho? O minuto mais valioso da reunião. Faça-a cedo, antes de a conversa se encher de atualizações.
2. Sobre o que é que tem dúvidas? Diferente da primeira, e mais difícil de pedir. Faz emergir as decisões que alguém anda a evitar em silêncio.
3. O que é que eu tenho feito mal? Desconfortável, e o caminho mais rápido para o que as pessoas não oferecem espontaneamente. Só funciona se a resposta nunca for penalizada.
4. Em que é que quer ficar melhor? A pergunta de desenvolvimento. Uma vez por trimestre chega; nunca a fazer é o que torna as conversas de desenvolvimento num ritual anual.

Um gestor que nunca conduziu uma destas conversas não a aprende num modelo. Aprende-a a praticar sobre casos reais, e é por isso que este guião pertence a uma formação de líderes e não a um documento.

Duração, notas e cancelamentos

O que fazer quando escorrega sempre

O cancelamento repetido raramente é sobre tempo. Costuma ser uma de três coisas, e têm soluções diferentes.

• O gestor tem pessoas a mais. Abaixo de cerca de seis, os 1:1 encaixam à volta do trabalho. Acima de nove ou dez competem com ele, e é o calendário que decide. Isso é um problema de estrutura, não de disciplina.
• A reunião não tem valor para proteger. Se foi um ponto de situação durante seis meses, cancelá-la é um ato racional. Mude a reunião antes de pedir o compromisso.
• Há algo por dizer. Um gestor que anda a evitar uma conversa encontra razões de agenda indefinidamente. É o caso que vale a pena nomear diretamente, porque não se resolve sozinho.

Uma reunião individual cancelada duas vezes seguidas já comunicou alguma coisa. A questão é se o gestor sabe o quê.

Porque é uma decisão de empresa e não pessoal

Deixadas ao critério individual, as reuniões one to one variam mais do que quase tudo o resto numa empresa. Duas pessoas com o mesmo trabalho em equipas vizinhas podem ter experiências completamente diferentes de ser geridas, e a diferença é invisível até uma delas se demitir.

É por isso que o formato pertence a um conjunto de Liderança & Rotinas comum à empresa e não ao critério de cada gestor: não para uniformizar a conversa, mas para garantir que toda a gente está a ter uma.